ENJede DEÜV-Meldung trägt zwei Schlüssel, die oft verwechselt werden. Der Personengruppenschlüssel beschreibt, wer beschäftigt ist: ein Auszubildender, eine Werkstudentin, ein Altersvollrentner. Der Beitragsgruppenschlüssel beschreibt, wofür Beiträge fließen: für welche der vier Versicherungszweige, und in welcher Höhe.
Beide zusammen entscheiden darüber, ob eine Meldung durchläuft oder zurückkommt. Und sie entscheiden darüber, ob die Abrechnung stimmt, denn aus der Beitragsgruppe leitet das Abrechnungsprogramm ab, welche Beiträge es überhaupt berechnet.
Der Beitragsgruppenschlüssel: vier Stellen, vier Zweige
Der Schlüssel ist vierstellig. Jede Stelle steht für einen Versicherungszweig, in dieser Reihenfolge:
| Stelle | Zweig |
|---|---|
| 1 | Krankenversicherung |
| 2 | Rentenversicherung |
| 3 | Arbeitslosenversicherung |
| 4 | Pflegeversicherung |
Die Ziffern je Stelle:
Krankenversicherung
| Ziffer | Bedeutung |
|---|---|
| 0 | kein Beitrag |
| 1 | allgemeiner Beitrag |
| 3 | ermäßigter Beitrag |
| 4 | Beitrag zur landwirtschaftlichen Krankenversicherung |
| 5 | Arbeitgeberbeitrag zur landwirtschaftlichen Krankenversicherung |
| 6 | Pauschalbeitrag für geringfügig Beschäftigte |
| 9 | freiwillige Krankenversicherung, Firmenzahler |
Rentenversicherung
| Ziffer | Bedeutung |
|---|---|
| 0 | kein Beitrag |
| 1 | voller Beitrag |
| 3 | halber Beitrag |
| 5 | Pauschalbeitrag für geringfügig Beschäftigte |
Arbeitslosenversicherung
| Ziffer | Bedeutung |
|---|---|
| 0 | kein Beitrag |
| 1 | voller Beitrag |
| 2 | halber Beitrag |
Pflegeversicherung
| Ziffer | Bedeutung |
|---|---|
| 0 | kein Beitrag |
| 1 | voller Beitrag |
| 2 | halber Beitrag |
Der Unterschied zwischen allgemeinem und ermäßigtem Beitrag in der Krankenversicherung liegt am Krankengeldanspruch: Der ermäßigte Satz gilt, wenn kein Anspruch auf Krankengeld besteht.
Häufige Kombinationen
| Schlüssel | Fall |
|---|---|
| 1111 | voll versicherungspflichtiger Arbeitnehmer, der Normalfall |
| 0110 | privat kranken- und pflegeversicherter Arbeitnehmer, in Renten- und Arbeitslosenversicherung voll pflichtig |
| 9111 | freiwillig krankenversicherter Arbeitnehmer im Firmenzahlerverfahren, sonst voll pflichtig |
| 6500 | Minijob mit Pauschalbeiträgen, Beschäftigter von der Rentenversicherungspflicht befreit |
| 6100 | Minijob ohne Befreiung, voller Arbeitnehmeranteil zur Rentenversicherung |
| 0100 | Werkstudent: frei in Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, pflichtig in der Rentenversicherung |
Die Halbe-Beitrag-Ziffern begegnen einem vor allem bei beschäftigten Rentnern, dazu gleich mehr.
Der Personengruppenschlüssel: 101 bis 190
Der Personengruppenschlüssel ist dreistellig und in Anlage 2 des gemeinsamen Rundschreibens zur DEÜV festgelegt. Die Gruppen, die in einem normalen Lohnbüro vorkommen:
| Schlüssel | Personenkreis |
|---|---|
| 101 | sozialversicherungspflichtig Beschäftigte ohne besondere Merkmale |
| 102 | Auszubildende ohne besondere Merkmale |
| 103 | Beschäftigte in Altersteilzeit |
| 105 | Praktikanten |
| 106 | Werkstudenten |
| 107 | behinderte Menschen in anerkannten Werkstätten |
| 108 | Bezieher von Vorruhestandsgeld |
| 109 | geringfügig entlohnte Beschäftigte |
| 110 | kurzfristig Beschäftigte |
| 119 | versicherungsfreie Altersvollrentner und Versorgungsbezieher |
| 120 | versicherungspflichtige Altersvollrentner und Versorgungsbezieher |
| 121 | Auszubildende unterhalb der Geringverdienergrenze |
| 122 | Auszubildende in einer außerbetrieblichen Einrichtung |
| 123 | Teilnehmer an einem freiwilligen sozialen oder ökologischen Jahr |
| 124 | Heimarbeiter ohne Anspruch auf Entgeltfortzahlung |
| 127 | behinderte Menschen in Inklusionsbetrieben |
| 190 | Beschäftigte, die ausschließlich unfallversichert sind |
Dazu kommen die Gruppen 104, 111 bis 118 für Hausgewerbetreibende, Landwirtschaft und unständig Beschäftigte sowie 140 bis 149 für die Seefahrt.
Eine Feinheit, die regelmäßig übersehen wird: Auszubildende unterhalb der Geringverdienergrenze nach § 20 Absatz 3 Satz 1 Nummer 1 SGB IV gehören nicht in die 102, sondern in die 121. Teilnehmer an dualen Studiengängen werden grundsätzlich mit 102 gemeldet, unterhalb der Geringverdienergrenze ebenfalls mit 121.
Der häufigste Zweifelsfall: der beschäftigte Rentner
Beim beschäftigten Rentner fallen zwei Dinge auseinander: Die Person ist in manchen Zweigen versicherungsfrei, der Arbeitgeber zahlt seinen Anteil aber trotzdem.
Die Weiche liegt zwischen 119 und 120:
- 119, versicherungsfreie Altersvollrentner: Personen, die die Regelaltersgrenze erreicht haben. In der Rentenversicherung sind sie versicherungsfrei, der Arbeitgeber trägt gleichwohl seinen Beitragsanteil. In der Arbeitslosenversicherung besteht Versicherungsfreiheit.
- 120, versicherungspflichtige Altersvollrentner: Personen, die eine Altersvollrente vor der Regelaltersgrenze beziehen und weiter arbeiten. Sie bleiben rentenversicherungspflichtig.
In der Beitragsgruppe schlägt sich das in den Ziffern für den halben Beitrag nieder. Wer hier falsch schlüsselt, meldet über Jahre falsche Beiträge, und das fällt regelmäßig erst in der Betriebsprüfung auf.
Für die Kranken- und Pflegeversicherung gilt die übliche Beurteilung nach Art der Beschäftigung und Höhe des Entgelts, unabhängig vom Rentenbezug.
Minijob, kurzfristig, Werkstudent
Drei Gruppen, die fast jedes Lohnbüro führt, und drei unterschiedliche Logiken:
109, geringfügig entlohnt. Die Verdienstgrenze ist an den Mindestlohn gekoppelt und steigt deshalb jährlich. Der Arbeitgeber zahlt Pauschalbeiträge, der Beschäftigte kann sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. Was das konkret kostet, steht in unserem Artikel zu den Minijob-Kosten 2027.
110, kurzfristig beschäftigt. Die Beschäftigung ist von vornherein auf drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr begrenzt und wird nicht berufsmäßig ausgeübt. Sie ist in allen Zweigen beitragsfrei, die Beitragsgruppe lautet entsprechend 0000. Die Höhe des Verdienstes spielt keine Rolle, die zeitliche Grenze schon, und sie wird kalenderjahrbezogen geprüft.
106, Werkstudenten. Beschäftigung neben dem Studium in der vorlesungsfreien Zeit oder unter 20 Wochenstunden. Kranken-, pflege- und arbeitslosenversicherungsfrei, aber rentenversicherungspflichtig.
Was passiert, wenn der Schlüssel nicht passt
Ein falscher Schlüssel bleibt selten folgenlos. Im günstigen Fall weist die Datenannahmestelle die Meldung ab, dann fällt es sofort auf. Im ungünstigen Fall läuft die Meldung durch und die Beiträge fließen jahrelang in den falschen Zweig oder in der falschen Höhe. Die Korrektur läuft dann über Stornierung und Neumeldung, und rückwirkende Beitragsnachforderungen trägt der Arbeitgeber.
Deshalb lohnt es sich, die Schlüsselung schon bei der Einstellung zu prüfen und nicht erst bei der Meldung. Eine Software, die Personengruppe und Beitragsgruppe frei eingeben lässt, ohne die Kombination gegen die Beschäftigungssituation zu prüfen, überlässt diese Prüfung dem Anwender.
Welche Personengruppen Lohnica unterstützt, steht auf der Seite zur Lohnabrechnungssoftware.
Quellen
- Anlage 2 zum gemeinsamen Rundschreiben, Schlüsselzahlen für Personengruppen, Version 8.01, Stand 16.03.2023
- AOK, Meldeschlüssel zu Personen, Tätigkeiten und Beitragsgruppen
- § 20 Absatz 3 SGB IV zur Geringverdienergrenze