ENLohnbuchhaltung-Software
Woran sich Lohnprogramme unterscheiden und welche Kriterien für ein Lohnbüro wirklich zählen.
Die Kriterien
| Kriterium | Warum es zählt |
|---|---|
| Cloud oder lokale Installation | Lokal installierte Programme brauchen Wartung, Updates, Backups und einen Rechner, der läuft. Oft sperrt zudem eine Mandantensperre den zweiten Bearbeiter aus. Im Browser entfällt beides. |
| ITSG-Systemuntersuchung | Ohne bestandene Systemuntersuchung darf eine Software keine elektronischen Meldungen zur Sozialversicherung übermitteln. Für den Echtbetrieb ist sie Voraussetzung. |
| Datenimport und -export | Stammdaten aus dem Vorsystem, Zeiten aus der Zeiterfassung, Buchungsdaten in die Finanzbuchhaltung. Je umständlicher der Weg, desto mehr Handarbeit im Monatslauf. |
| Mehrmandantenfähigkeit | Lohnbüros rechnen für mehrere Firmen ab. Entscheidend sind saubere Trennung, schneller Wechsel und Auswertungen über Mandanten hinweg. |
| Rechengrößen und Kassensätze | Beitragsbemessungsgrenzen ändern sich jährlich, Zusatzbeiträge der Krankenkassen auch unterjährig. Die Frage ist, ob die Sätze automatisch kommen oder eingespielt werden müssen. |
| Preismodell und Laufzeit | Grundgebühr, Preis je Abrechnung, Kosten je Mandant, Module, Support. Vergleichbar wird es erst, wenn man alles auf den Monatspreis je Mitarbeiter umrechnet. Dazu die Frage der Bindung: Laufende Kosten entstehen bei lokaler Software über den Wartungsvertrag ebenso, nur ist man dort länger gebunden. |
Cloud statt Windows-Programm
Der deutsche Markt für Lohnsoftware besteht überwiegend aus Windows-Anwendungen, die lokal oder auf einem Terminalserver installiert werden. Was der Unterschied im Alltag bedeutet, zeigt sich an sieben Punkten.
- Das Betriebssystem spielt keine Rolle. Windows, macOS und Linux funktionieren gleich, weil die Software im Browser läuft.
- Das Gerät spielt keine Rolle. Rechner, Tablet oder Handy, ohne dass etwas installiert wird.
- Der Ort spielt keine Rolle. Im Büro, im Home Office oder beim Mandanten vor Ort.
- Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig am selben Mandanten. Keine Mandantensperre, die den Zweiten aussperrt, bis der Erste fertig ist.
- Backups müssen Sie nicht einrichten und nicht überwachen. Das gehört zum Betrieb der Anwendung.
- Updates müssen Sie nicht einspielen. Weder für die Software noch für die jährlichen Rechengrößen und die Kassensätze.
- Ein neuer Rechner oder eine neue Kollegin heißt anmelden und loslegen. Keine Installation, keine Lizenzdatei, kein Datenumzug.
- Bezahlt wird im Abo, jederzeit kündbar. Das ist kein Nachteil gegenüber gekaufter Software: Lohnprogramme brauchen ohnehin einen laufenden Wartungsvertrag, weil Rechengrößen und Meldeverfahren jedes Jahr aktualisiert werden müssen.
Lohnica ist von Grund auf für den Browser gebaut. Die Rechenlogik liegt hinter einer Schnittstelle, die auch andere Systeme ansprechen können. Wer Daten aus Zeiterfassung oder HR-System übernehmen will, braucht dafür keinen Dateiexport.
Wo Lohnica heute steht
Heute nutzbar sind die Berechnungen: Brutto-Netto, Netto-Brutto, Arbeitgeberkosten und Probeabrechnungen mit tagesaktuellen Beitragssätzen aller gesetzlichen Krankenkassen. Der Echtbetrieb mit elektronischen Meldungen startet 2027, sobald die ITSG-Systemuntersuchung abgeschlossen ist. Der Preis beginnt bei 5 Euro je Mitarbeiter und Monat, ohne Grundgebühr.
Häufige Fragen
Bei einer Cloud-Lösung läuft die Software im Browser und die Rechenlogik auf dem Server des Anbieters. Windows-Programme werden lokal oder auf einem Terminalserver installiert und dort gepflegt. Praktisch unterscheidet sich vor allem, wie Updates und jährliche Rechengrößen ins System kommen und ob mehrere Personen gleichzeitig auf demselben Stand arbeiten.